Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W WEINDICH Spółka z o.o.

1. PODSTAWA PRAWNA I CEL WPROWADZENIA PROCEDURY

1. Podstawą prawną niniejszej Procedury jest Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 

2. Procedura została wprowadzona przez Pracodawcę po konsultacji przedstawicielem pracowników.

3. Procedura określa zasady i tryb przyjmowania zgłoszeń o naruszeniu prawa. 

4. Wprowadzenie Procedury ma na celu stworzenie bezpiecznego i transparentnego środowiska pracy oraz promowanie wśród pracowników i innych uprawnionych osób zgłaszania naruszeń prawa poprzez wewnętrzne kanały zgłoszeniowe oraz ochronę sygnalistów przed wszelkimi działaniami odwetowymi.

2. DEFINICJE

1. Pracodawca – WEINDICH Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

2. Zespół – Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych powołany przez Pracodawcę. Informację o członkach Zespołu podaje się do wiadomości pracowników.

3. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń – pracownicy upoważnieni przez Pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Informację o osobach upoważnionych podaje się do wiadomości Pracowników.

4. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik; pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; akcjonariusz lub wspólnik; członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant. Procedurę stosuje się także do ww. osób fizycznych, w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u Pracodawcy lub na jego rzecz.

5. Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w kontekście związanym z pracą w zakresie:

a) korupcji,

b) zamówień publicznych,

c) usług, produktów i rynków finansowych,

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

f) bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska,

g) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

h) bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,

i) zdrowia publicznego,

j) ochrony konsumentów,

k) ochrony prywatności i danych osobowych,

l) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

m) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

n) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

o) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

6. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u Pracodawcy lub na jego rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

7. Zgłoszenie – informacja o naruszeniu prawa, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

8. Informacja zwrotna – przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

9. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

10. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.

11. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu karnego.

12. Działanie następcze – działanie podjęte przez Zespół w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury.

13. Kanał zgłaszania – sposób przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi „adresem do kontaktu”.

14. Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

3. SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ

1. Zgłoszenie może być dokonane:

a) pocztą elektroniczną na adres [email protected]

b) za pomocą nagrywanej linii telefonicznej – pod numerem telefonu 32 7707904

4. ZGŁOSZENIE

1. Zgłoszenia muszą być dokonywane w dobrej wierze, a informacje w nich zawarte w muszą być uzyskane w kontekście związanym z pracą oraz muszą mieścić się w kategoriach wskazanych w § 2 ust. 5 Procedury. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło może ponosić odpowiedzialność karną i cywilną.

2. Zgłoszenie może zawierać między innymi, następujące informacje: imię i nazwisko, stanowisko lub pełnioną funkcję, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu. Wzór przykładowego formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

3. Zgłoszenie anonimowe pozostawia się bez rozpatrzenia.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osoby przyjmującej zgłoszenie – osoba ta przekazuje je do Przewodniczącego Zespołu, który podejmuje decyzję odnośnie dalszego postępowania.

5. POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA

Bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od wpłynięcia zgłoszenia, osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń informują sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

6. DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1. Celem podejmowanych działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.

2. Działania następcze podejmowane są przez Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych.

3. Każde zgłoszenie rozpatrywane jest z należytą starannością, obiektywnie i dociekliwie, bez względu na osobę sygnalisty oraz przedmiot zgłoszenia. Postępowanie wyjaśniające prowadzi się z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których sprawa dotyczy. W trakcie postępowania wyjaśniającego wszystkie informacje zawarte w zgłoszeniu powinny być sprawdzone oraz obiektywnie ocenione.

4. Nie można zakwalifikować zgłoszenia jako bezzasadnego bez zbadania przedstawionych informacji. Zgłoszenie można pozostawić bez rozpatrzenia, jeżeli przedstawione informacje są zbyt ogólne, aby je zweryfikować.

7. ZESPÓŁ DS. ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. W skład zespołu wchodzą osoby powołane i odwoływane przez Zarząd Spółki. Skład zespołu zostanie podany do wiadomości pracowników.

2. Zespół prowadzi prace w ramach posiedzeń, zwoływanych przez Przewodniczącego Zespołu, stosownie do potrzeb wynikających z konieczności przeprowadzenia działań następczych.

3. Posiedzenia Zespołu mogą odbywać się z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.

4. Posiedzenie Zespołu może odbyć się, jeśli w posiedzeniu uczestniczy co najmniej połowa Członków Zespołu.

5. Zaleca się, aby Zespół zakończył postępowanie w terminie 2 miesięcy od wpływu Zgłoszenia.

6. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Członka Zespołu Przewodniczący Zespołu podejmuje decyzję odnośnie dalszego trybu postępowania. W przypadku Przewodniczącego Zespołu decyzję podejmuje Pracodawca. Członek Zespołu podlega wyłączeniu z czynności w tej sprawie.

7. Członkiem Zespołu rozpatrującego dane zgłoszenie nie może być osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.

8. UPRAWNIENIA ZESPOŁU

1. Zespół realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w szczególności poprzez:

a) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,

b) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty, w szczególności udzielanie odpowiedzi,

c) zapewnienie poufności,

d) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,

e) przedstawianie Pracodawcy wniosków i propozycji sankcji w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa,

f) prowadzenie rejestru zgłoszeń,

g) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród Pracowników zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

2. W trakcie prowadzenia działań następczych Członkowie Zespołu mają prawo w szczególności do:

a) dostępu do dokumentów i danych Pracodawcy (np. monitoringu wizyjnego, komputerów i telefonów służbowych),

b) uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od kierowników jednostek organizacyjnych,

c) uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Pracodawcy,

d) dostępu do pomieszczeń Pracodawcy w celu dokonania wizji lokalnej,

e) korzystania z pomocy kadry kierowniczej w trakcie prowadzonych czynności.

 

3. W razie potrzeby zapewnienia prawidłowego toku postępowania Zespół może wystąpić do Pracodawcy albo kadry zarządzającej o:

a) zabezpieczenie i przekazanie określonych dowodów,

b) odsunięcie od określonych zadań pracownika, którego dotyczy lub może dotyczyć zgłoszenie,

c) inne działania zabezpieczające prawidłowy tok postępowania,

d) oddelegowanie do prac Zespołu osoby posiadającej wiedzę merytoryczną pozwalającą na rozpatrzenie zgłoszenia.

e) zapewnienie wsparcia prawnego koniecznego do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.

9. PROTOKÓŁ I ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

1. Z ustaleń poczynionych podczas prowadzenia działań następczych Zespół sporządza protokół.

2. Protokół jest przyjmowany przez Zespół zwykłą większością głosów.

3. Protokół zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

4. Zespół przedkłada protokół Pracodawcy. Do protokołu załącza się propozycje dalszych działań.

5. W zależności od dokonanych ustaleń, działania obejmują czynności w stosunku do osób winnych naruszeń (np. pouczenie, rekomendacja naprawienia szkody, zastosowanie kary porządkowej, rozwiązanie umowy o pracę), a także działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli, działania mające na celu usprawnienie wadliwych lub nieskutecznych procesów, opracowanie lub poprawienie polityki w danym zakresie, podjęcie strategii komunikacyjnej, wdrożenie planu naprawczego.

6. Pracodawca określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Przewodniczący Zespołu monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.

7. Zespół przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

8. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – informacja zwrotna zostaje udzielona w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, liczonym od upływu 7-dniowego terminu na przekazanie potwierdzenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Informacja o podjętych działaniach następczych jest odnotowywana w rejestrze zgłoszeń.

10. REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Każde zgłoszenie podlega wpisowi do Rejestru zgłoszeń. Wzór rejestru stanowi załącznik do Procedury.

2. Rejestr prowadzi się w sposób zapewniający ochronę danych, w tym poufność danych.

3. Dostęp do rejestru posiadają:

• osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń,
• Członkowie Zespołu.

4. Upoważnienia do dostępu do rejestru udziela Pracodawca.

5. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń rejestrują w rejestrze wszystkie zgłoszenia wpływające przewidzianymi kanałami zgłoszeń.

6. W przypadku zgłoszeń niepodlegających rozpatrzeniu wg. niniejszej Procedury, do rejestru wpisuje się informację o przekazaniu zgłoszenia wg. właściwości (kiedy i komu) lub o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia, z podaniem przyczyny.

7. W przypadku ponowienia zgłoszenia, które zostało już wcześniej wyjaśnione, gdy ponowione zgłoszenie nie zawiera dodatkowych informacji – Przewodniczący Zespołu może zadecydować o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia.

8. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

9. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych usuwane są komisyjnie. Komisja składa się z Przewodniczącego Zespołu oraz osób upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń.

11. ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH I ŚRODKI OCHRONY SYGNALISTY

1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia była prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

12. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą, jak również wszystkie informacje umożliwiające ich identyfikację, co do zasady nie będą ujawniane.

2. Dostęp do danych osobowych będą mieć :

a) osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń,

b) Członkowie Zespołu,

c) Pracodawca lub inne upoważnione osoby – jedynie, jeżeli jest to niezbędne do podjęcia działań następczych lub zapobiegania działaniom odwetowym wobec sygnalisty.

3. Osoby, o których mowa ust. 2 otrzymają od Pracodawcy pisemne upoważnienia, na podstawie których będą mieć dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu.

4. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

6. Przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, Zespół lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

7. Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe osób wskazanych w ust. 1 są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

8. Upoważnieni pracownicy oraz Członkowie Zespołu są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.

13. INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz w stosownych przypadkach do instytucji organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszej Procedurze.

2. Tryb i sposoby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wskazane zostaną na stronach internetowych BIP (Biuletyn Informacji Publicznej) Rzecznika Praw Obywatelskich i pozostałych organów publicznych.

3. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów.

14. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej Procedurze stosuje się przepisy Ustawy
z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

2. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u Pracodawcy.